บทที่ 1 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและนักบัญชี
(Accounting Information System and The Accountant )
( ที่มารูปภาพ : https://www.sanook.com/hitech/1469761/ )
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System : AIS)
ระบบ
(System) หมายถึงกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กันตั้งแต่
2 กิจกรรมขึ้นไปมาประกอบกัน โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกันเช่น
ระบบของมหาวิทยาลัยจะประกอบด้วยคณะต่างๆหลายคณะ
แต่ละคณะก็สามารถแบ่งออกเป็นสาขาวิชาได้อีก
จะเห็นได้ว่าสาขาวิชาเป็นระบบย่อยของคณะ และคณะก็เป็นระบบย่อยในมหาวิทยาลัย
ข้อมูล
(Data) หมายถึงข้อเท็จจริงต่างๆ
ที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น แต่ไม่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ เช่น
ขายผ้าทอเกาะยอได้ 25 ผืน ขายน้ำตาลแว่นได้ 15กิโลกรัม
เป็นต้น
เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) หมายถึงข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่
มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น
หรือลดลงจากปีที่แล้ว
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ
ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial
data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน
ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ
จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี
ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น
ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ
ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง
สัมพันธ์กัน แต่MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร
ขณะที่AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ
เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ส่วนประกอบทางการบัญชี
1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals
and Objectives)
2.ข้อมูลเข้า (Inputs)
- ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ
- ราคาขายของคู่แข่งขัน
ยอดขายของคู่แข่งขัน
3.ตัวประมวลผล (Processor)
คือ
เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็น สารสนเทศมักใช้คอมพิวเตอร์ทำงานการคำนวณ การเรียงลำดับ การคิดร้อยละ
การจัด หมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ
4. ข้อมูลออกหรือผลลัพธ์ (Output)
คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ (Feedback)
6 .การเก็บรักษาข้อมูล (Data Storage)
7.
คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures)
8.
ผู้ใช้ (Users)
9.
การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and
Security Measures)
หน้าที่ระบบสารสนเทศ : AIS
1. การรวบรวมข้อมูล
(Data Collection)
2. การประมวลผลข้อมูล
(Data Processing)
3. การจัดการข้อมูล
(Data Management)
4. การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
(Data Control and Data Security)
5. การจัดทำสารสนเทศ
(Information Generation)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์
เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน
และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ
ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2
ประการ ดังนี้
1.
สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ
ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2.
สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วย
สนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร
ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ
ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์
ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้
ระบบ
MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์
MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้
แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์
แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล
นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ
ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายในองค์การไปสู่การเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก
ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และระดับนานาชาติปัจจุบัน ธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร สนเทศที่มีศักยภาพ
สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ
และขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน
แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน
ส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาดความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ
ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง
จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อยกว่าที่ควร
ความสัมพันธ์ระหว่าง MIS และ AIS มี 2 แนวคิด คือ
1. AIS คือ ระบบย่อย ของ MIS
2. AIS และ MIS มีความสัมพันธ์แบบคาบเกี่ยวกัน
ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางบัญชี
1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน
- รายงานการขายประจำวันแยกตามสายผลิตภัณฑ์
- รายงานสินค้าคงเหลือ/วัตถุดิบแยกตามคลัง
- รายงานการรับเงินประจำวัน
- รายงานการจ่ายเงินประจำวัน
- รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระ
2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผน และควบคุมการดำเนินงาน
- รายงานต้นทุนการผลิตแยกตามสายผลิตภัณฑ์, สาขา
- รายงานจำนวนและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรแยกตามฝ่าย
- รายงานยอดขายรายไตรมาสแยกตามผู้จำหน่าย, พนักงาน
- รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือนแยกตามฝ่าย
- เป็นต้น ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งานของผู้บริหาร
3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก
- รายงานการเงินตามที่มาตรฐานการบัญชีฉบับที่35 กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์ กำหนดให้นิติบุคคลจัดทำ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น