บทที่ 15

บทที่ 15 การสร้างแบบฟอร์มฐานข้อมูลและรายงาน

 ( Creating Database Forms and Reports )

     การสร้างฟอร์มเป็นการนำเสนอข้อมูลจากตารางอีกรูปแบบหนึ่ง สามารถปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการมีการสร้างปุ่มสำหรับใช้งานทำให้มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น

                                              ( ที่มารูปภาพ : https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/61586 )

           

1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)

  

          การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2010นั้น ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่ เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต

       1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้

       1.2 ประโยชน์ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้

       1.3 ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน

เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน
       1.4 ประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

   - รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตารางซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน

   - รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด

   - รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบลสำหรับติด หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้าเป็นต้น

1.5 มุมมองของรายงาน

    - มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้นไม่สามารถแก้ไขรายงานได้

    - มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ

    - มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้

    - มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆเข้ามาในรายงานได้

            

                                         ( ที่มารูปภาพ : https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/61586 )

      

  2. การสร้างรายงาน

          ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มคือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะ ข้อมูลที่สนใจได้แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ให้นึกถึงฟอร์มที่ถูกผูกไว้ว่าเป็นหน้าต่างที่ผู้คนใช้ดูและเข้าถึงฐานข้อมูลของคุณ ฟอร์มที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณใช้ฐานข้อมูลของคุณได้เร็วขึ้น

การสร้างฟอร์มโดยใช้เครื่องมือ 'ฟอร์ม'

           คุณสามารถใช้เครื่องมือ ฟอร์ม เพื่อสร้างฟอร์มด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว เมื่อคุณใช้เครื่องมือนี้ เขตข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลต้นแบบจะถูกวางลงบนฟอร์ม จากนั้นคุณสามารถเริ่มใช้ฟอร์มใหม่ได้ทันที หรือสามารถปรับเปลี่ยนฟอร์มดังกล่าวในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ

         ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

• การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report 

• การสร้างรายงานเปล่า

• การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง

• การสร้างรายงานแบบเลเบล

( ที่มา : http://tipnapa39.blogspot.com/p/6-from-report.html )