บทที่ 3

บทที่ 3 ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี 

( Accounting information systems )

                                                ( ที่มารูปภาพ : http://www.bangkokkij-accounting.com/ )

        ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้

          ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่งเฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องในการทำงานแก่ผู้ใช้ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารเป็นต้น โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การโดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วนคือ

         

          1.  ระบบบัญชีการเงิน ( financial accounting system ) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่างๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหารซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ

          2.  ระบบบัญชีบริหาร ( managerial accounting system ) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ  ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงินและมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

(ที่มา :  https://www.myaccount-cloud.com,2562)

กระบวนการทางธุรกิจ

         

          1. กิจการให้บริการ ( Service Firm ) กิจการให้บริการจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม ค่าบริการรับ รายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และอื่นๆ รายจ่ายในกิจการให้บริการถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นในกิจการให้บริการคือการวัดผลการดำเนินงาน ลักษณะของผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็นตัวตนที่ชัดเจน ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น โรงพยาบาล สำนักงานกฎหมาย บริษัทที่ปรึกษา เป็นต้น

          2. กิจการซื้อมาขายไป ( Merchandising Firm)  หมายถึง กิจการที่ซื้อขายสินค้าทั้งขายส่งและขายปลีกโดยไม่ใช่ผู้ผลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสินค้าได้ ค่าใช้จ่าย จำแนกเป็น 2 ส่วน คือ ต้นทุนสินค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้านขายยา ร้านขายของชำ เป็นต้น

          3. กิจการผลิต ( Manufacturing Firm ) กิจการผลิตส่วนใหญ่จะมีโรงงานสำหรับผลิตสินค้า รายได้หลัก คือ เงินที่ได้จากการขายสินค้า ค้าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบ ค่าจ้างคนงาน และค่าใช้จ่ายในขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่วนนี้จะรวมเป็นต้นทุนสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร

      กระบวนการจัดซื้อจัดหา ( PURCHASING PROCESS )

             เป็นกระบวนในการซื้อโดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบเจรจาต่อรองราคา และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้าตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย ซึ่งแท้ที่จริงแล้ว การจัดซื้อ ( Purchasing ) การจัดการพัสดุ ( Supply Management ) และการจัดหา ( Procurement ) นั้น ถูกนำมาใช้แทนกันในการจัดหาให้ได้มาซึ่งพัสดุและงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร ดังนั้น การจัดซื้อ หรือการ  จัดการพัสดุ ไม่ใช่เป็นเพียงความเกี่ยวเนื่องในขั้นตอนมาตรฐานในกระบวนการจัดหาที่

ประกอบด้วย

                             (1) การรับรู้ความต้องการใช้สินค้า

                            (2) การแปรความต้องการใช้สินค้านั้นไปเป็นเงื่อนไขสำหรับการจัดหา

                            (3) การแสวงหาผู้ส่งมอบที่มีศักยภาพเพียงพอกับความต้องการ

                            (4) การเลือกแหล่งสินค้าที่เหมาะสม

                            (5) การจัดทำข้อตกลงตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาซื้อขาย

                            (6) การส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ

                            (7) การชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ส่งมอบ ซึ่งหน้าที่ความรับผิดชอบของการจัดซื้อยังอาจรวมไปถึงการรับมอบสินค้า ( Receiving ) การตรวจสอบสินค้า ( Inspection ) การจัดเก็บสินค้า ( Storage ) การขนย้ายสินค้า ( Material Handling ) การจัดตาราง ( Scheduling ) การจัดส่งทั้งขาเข้าและออก ( Inbound and Outbound Traffic ) และการทำลายทิ้ง ( Disposal ) แต่การจัดซื้อยังมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องในโซ่อุปทาน ( Supply Chain ) อีกด้วย 

(ที่มา : http://ladynannan.blogspot.com)

        กิจกรรมทางเศรษฐกิจ

          หมายถึงการกระทำต่างๆของมนุษย์เพื่อให้เกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจคือนำมาบำบัดความต้องการของมนุษย์ได้ กิจกรรมทางเศรษฐกิจได้แก่

          1.การผลิต ( production ) หมายถึง การสร้างเศรษฐทรัพย์ขึ้นเพื่อบำบัดความต้องการของมนุษย์ คำว่า เศรษฐทรัพย์ หมายถึง สิ่งของ หรือบริการที่เป็นประโยชน์ สามารถนำมาบำบัดความต้องการของมนุษย์ได้ เช่น อาหาร เครื่องนุ่งห่ม ที่อยู่อาศัย ยารักษาโรค กระแสไฟฟ้าหรือพลังงาน และบริการต่างๆ เช่นการสอนหนังสือ การตัดผม การร้องเพลงหรือเล่นดนตรีบนเวทีการแสดง เป็นต้น แต่ถ้าเป็นสิ่งของที่มีอยู่มากมายโดยไม่ต้องซื้อหา เช่นน้ำในแม่น้ำ อากาศที่เราหายใจ เราเรียกว่า ทรัพย์เสรี ไม่ถือว่าเป็นเศรษฐทรัพย์

          2.การบริโภค ( consumption ) หมายถึง การกินหรือการใช้สินค้าหรือบริการเพื่อสนองความต้องการของมนุษย์โดยตรง เช่นการรับประทานอาหาร การใช้บริการช่างตัดผม บริการของแพทย์ การใช้บริการรถประจำทาง เป็นต้น

          3.การกระจาย( Distribution ) หมายถึง การจำหน่ายจ่ายแจกสินค้า หรือบริการที่ผลิตขึ้นมาไปยังผู้บริโภค และรวมถึงการนำรายได้จากการจำหน่ายจ่ายแจกสินค้าหรือบริการนั้นๆ มาแบ่งสรรปันส่วนให้แก่เจ้าของปัจจัยการผลิตที่มีส่วนร่วมการผลิต

          4.การแลกเปลี่ยน ( Exchange ) หมายถึงการเปลี่ยนความเป็นเจ้าของของสินค้าหรือบริการระหว่างกัน ปัจจุบันเราจะสังเกตเห็นว่าชาวนาชาวไร่ไม่ได้ปลูกข้าวหรือเลี้ยงสัตว์เพื่อบริโภคในครัวเรือนเท่านั้น แต่จะทำการผลิตเป็นจำนวนมากเพื่อนำไปใช้ซื้อขายแลกเปลี่ยนเอาสินค้าอื่นมาบำบัดความต้องการของตนด้วย จึงเกิดการแลกเปลี่ยนซึ่งเป็นกิจกรรมทางเศรษฐกิจขึ้น

(ที่มา : https://www.nectec.or.th,2545)